オフィスで改善提案のアイデア集
オフィスでも改善提案を提出せよとの事。
簡単に出来る改善提案をまとめてみました。
ペーパーレス化
オフィスワークしてると提出書類多いですね。
紙で提出して、受け取った側がEXCELにまとめなおす。
無駄がいっぱいです。
ペーパーレス化して最初からEXCELに記入してメールで提出するように変更。
✓省資源化
✓省力化（まとめなおす手間）
✓履歴が残る
と同時に３つの効果です。
回覧ルートの短縮化
部署間の書類のやり取り。
上司の承認をもらう必要がある内容ですか？
担当者レベルで済む程度の話であれば
宛先に担当者
ＣＣに送信者の上司、受信者の上司
にして直送しませんか？
もちろん、送信者の上司と受信者の上司には
「今後のこのレベルのやり取りは
担当者間の直接依頼にさせてもらうけどいいですか？」
と了承もらっておく必要ありです。
なんでも噛みたがる管理職の場合は認めないかもしれません。
バカな上司を持ったとあきらめましょう（笑）
備品の持ち出し管理板
「誰かがテプラ持ち出してるけど誰だろう？」
とかなった事ありませんか？
管理板を設置して持ち出し者名を記入するように変更。
もう使い終わってて返すのが遅れてただけって多いですよ。
備品の共有化
ホッチキスだったり、穴あけパンチだったり
使用頻度の少ないものまで個人持ちしてませんか？
そういうものは部署ごとで共有化したら個人の机もすっきりします。
相見積もりの無駄
稟議書起案する時に相見積もりを必要とされる事多いです。
でも、「この仕事だったら間違いなくこの業者が安い」って事がわかってる場合まで、
他の業者さんに無駄に見積もりさせたりしてませんか？
類似案件の過去実績を参考見積としてみましょう。
もし他の業者さんの見積もりが絶対必要な場合は
本命の業者さんの見積額を教えて
「それより高い見積もり作って」
とお願いしちゃいます。
お願いされた業者さんは無駄な見積もりせずすみます。
見積書の金額入力して提出するだけなので楽ちんです。
当然、速い。
もちろん、お願いした業者さんには別件でちゃんとお返ししましょう。
残念ながらこの方法は改善提案には書けませんね（笑）
メールの署名を有効活用しよう
送信メールでいつも決まった文章入力してませんか？
いつもお世話になります。
株式会社〇〇の××です。
以上、よろしくお願いいたします。
とか。
これ、署名機能で最初っから書いておきましょう。
同じ文章入力する手間が省けます。
共有EXCELファイルが開きっぱなし
共有EXCELファイルをだれかが開いたままにして編集できない！
ってEXCELではあるあるですね。
操作がない状態が続いたら一定時間で自動で閉じるようにしましょう。
やり方はこちらで紹介しています。
【完全版】EXCELで一定時間操作が無かったら自動で閉じるようにするVBA
オフィスも省エネ化をしていこう
オフィスも省エネ化できるところは進めましょう。
こちらでオフィスの省エネのアイデアを紹介しています。
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